Czy cyfrowa ewidencja zabiegów DDD w myRentokil pomaga spełnić wymagania norm BRC i IFS?

Cyfrowa ewidencja zabiegów DDD – co wymagają normy BRC i IFS

Zanim ocenimy przydatność narzędzia, trzeba ustalić punkt wyjścia: jakie konkretnie wymagania dokumentacyjne stawiają obie normy. Mimo różnic redakcyjnych BRCGS Issue 9 i IFS Food v8 dzielą wspólny rdzeń wymagań dotyczących zwalczania szkodników. Obejmuje on:

• ocenę ryzyka (risk assessment) dla całego obiektu,
• mapę urządzeń z jednoznaczną numeracją punktów monitoringu,
• wykonywanie zabiegów przez kompetentnego wykonawcę,
• rejestry prowadzone na poziomie pojedynczego urządzenia z zachowaniem 12-miesięcznej ciągłości,
• analizę trendów aktywności szkodników,
• działania korygujące z przypisanym właścicielem i terminem realizacji.

W BRCGS Issue 9 wymagania te zawiera klauzula 4.14 (Pest Management) wraz z podpunktami 4.14.1–4.14.12. Kluczowe znaczenie dla dokumentacji mają: 4.14.4, który nakazuje utrzymywanie dokumentacji i rejestrów programu pest management, w tym aktualnego planu całego obiektu z identyfikacją punktów monitoringu, oraz 4.14.9, wymagający rejestrów inspekcji, oceny zabezpieczeń przed szkodnikami (pest proofing), rekomendacji higienicznych i podjętych działań. Warto odnotować, że w wydaniu 9 zmieniono w podpunkcie 4.14.10 termin „survey" na „assessment", co podkreśla ocenny charakter corocznego przeglądu programu.

IFS Food v8, obowiązkowa od 1 stycznia 2024, reguluje zwalczanie szkodników w rozdziale 4.13 (Pest monitoring and control). Norma wymaga udokumentowanego programu opartego na ocenie ryzyka, mapy obiektu, rejestrów inspekcji, analizy trendów oraz działań korygujących.

Czy normy BRC i IFS dopuszczają dokumentację wyłącznie cyfrową?

To najczęstsza obawa kierowników jakości: czy audytor zaakceptuje ewidencję prowadzoną wyłącznie w systemie elektronicznym, bez papierowych segregatorów? Odpowiedź brzmi: tak. IFS Food v8 w klauzuli 2.1.2.1 stanowi wprost, że jeśli zapisy są prowadzone elektronicznie, należy utrzymywać system zapewniający, że wyłącznie upoważniony personel ma dostęp do tworzenia lub zmiany tych zapisów (np. przez ochronę hasłem). BRCGS Issue 9 nie zawiera zakazu dokumentacji cyfrowej, a praktyka audytowa w pełni ją dopuszcza.

Normy nie wymagają jednak beztroskiego przejścia na cyfryzację. Audytorzy zwracają uwagę na trzy obszary ryzyka:

• Dostęp offline. Normy nie nakazują wprost trybu offline, ale audytor może zapytać o ciągłość dostępu do dokumentacji. W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia, że system jest osiągalny w momencie audytu i że dane nie są uzależnione od pojedynczego, awaryjnego punktu.

• Podpisy cyfrowe. IFS 2.1.2.1 mówi o „upoważnionym personelu", nie o fizycznym podpisie. Unikalny login i ochrona hasłem spełniają ten wymóg, a podpis cyfrowy powiązany z kontem użytkownika jest akceptowalnym odpowiednikiem podpisu odręcznego.

• Kopie zapasowe. Norma wymaga, aby zapisy były „securely stored and easily accessible" (bezpiecznie przechowywane i łatwo dostępne), co w praktyce implikuje regularne backupy i procedurę odzyskiwania danych.

Cyfrowa ewidencja zabiegów DDD nie tylko spełnia te warunki, ale w wielu obszarach przewyższa dokumentację papierową pod względem integralności i identyfikowalności zmian.

myRentokil w praktyce audytu – scenariusz krok po kroku

Wyobraźmy sobie typowy scenariusz audytu certyfikacyjnego. Audytor prosi o przedstawienie historii zabiegów DDD z ostatnich 12 miesięcy, aktualnej mapy obiektu z numeracją punktów monitoringu oraz wykresów trendów aktywności szkodników.

W modelu papierowym oznacza to przeszukiwanie segregatorów, weryfikację kompletności kart serwisowych i ręczne zestawianie danych z różnych źródeł. W praktyce takie przygotowanie zajmuje od 30 do 60 minut, a ryzyko pominięcia dokumentu lub rozbieżności między zapisami pozostaje wysokie. 

W modelu cyfrowym z myRentokil ten sam scenariusz wygląda inaczej. Audytor prosi o historię zabiegów, a Ty otwierasz portal i w ciągu kilku sekund generujesz raport obejmujący 12 miesięcy wizyt, z datami, wykonanymi czynnościami i zastosowanymi środkami. Mapa obiektu z numeracją punktów monitoringu jest dostępna od razu, z datą ostatniej modyfikacji. Wykresy trendów generujesz jednym kliknięciem, a ścieżka audytu pokazuje, kto i kiedy wprowadzał zmiany w dokumentacji.

To właśnie natychmiastowa dostępność kompletnej dokumentacji podczas audytu stanowi najsilniejszy argument za cyfrową ewidencją zabiegów DDD. Zamiast nerwowego przeszukiwania segregatorów audytor otrzymuje uporządkowany, kompletny i identyfikowalny zestaw dowodów.

Granice i warunki dopasowania myRentokil

Uczciwa ocena narzędzia wymaga wskazania, czego myRentokil nie robi. Platforma to narzędzie dokumentacyjne wspierające program DDD zakładu, nie zastępuje audytu ani nie gwarantuje certyfikacji. Normy BRCGS i IFS dotyczą całego zakładu produkcyjnego i całego programu bezpieczeństwa żywności, a zwalczanie szkodników to tylko jeden z jego elementów. myRentokil nie pokrywa 100% wymagań norm, ponieważ te obejmują również inne obszary, takie jak higiena personelu, zarządzanie alergenami czy kontrola procesów.

Te ograniczenia należy traktować jako neutralne warunki dopasowania, nie wady. Narzędzie jest zaprojektowane do tego, co robi najlepiej: porządkuje, zabezpiecza i udostępnia dokumentację DDD w sposób spełniający wymagania audytorów.

Wiarygodność dostawcy opiera się na udokumentowanych kompetencjach. Rentokil Polska posiada certyfikat ISO 9001:2015 potwierdzający wdrożony system zarządzania jakością oraz certyfikat EN 16636 (CEPA), europejski standard branżowy dla usług pest control. Firma działa od 1925 roku, jest obecna w ponad 90 krajach, a jej globalna sieć obejmuje ponad 600 000 urządzeń PestConnect. To połączenie lokalnej obsługi w Polsce z globalnym know-how stanowi fundament wiarygodności dostawcy usług DDD.

Podsumowanie – czy warto wdrożyć cyfrową ewidencję DDD

Analiza klauzul BRCGS Issue 9 i IFS Food v8 prowadzi do jednoznacznego wniosku: myRentokil realnie ułatwia spełnienie wymagań dokumentacyjnych obu norm, dostarczając uporządkowaną, natychmiast dostępną ścieżkę audytu. Narzędzie pokrywa praktycznie cały wspólny rdzeń wymagań dotyczących zwalczania szkodników, a jego funkcje mapują się niemal 1:1 na konkretne klauzule.

Wdrożenie cyfrowej ewidencji zabiegów DDD to inwestycja w redukcję niezgodności i skrócenie czasu przygotowania do audytu, nie gwarancja wyniku. Decyzja o certyfikacji zawsze należy do audytora i zależy od całego systemu zarządzania bezpieczeństwem żywności w zakładzie.

Kontekst rynkowy wzmacnia ten argument. Globalny rynek digital pest management rośnie w tempie ok. 9,8% CAGR, z wartości 8,4 mld USD w 2025 roku do prognozowanych 19,6 mld USD w 2034. Digitalizacja dokumentacji DDD to nie chwilowa moda, lecz trwały trend napędzany wymogami audytowymi i presją na redukcję niezgodności.

Dla kierownika jakości, który chce przygotować zakład do audytu BRCGS lub IFS, kluczowe pytanie nie brzmi już „czy audytor zaakceptuje dokumentację cyfrową", lecz „czy stać nas na pozostanie przy papierowych segregatorach". Odpowiedź na to drugie pytanie jest dziś znacznie trudniejsza do obrony.

Checklist gotowości audytowej wg BRCGS 4.14.4

Przed audytem zweryfikuj, czy dokumentacja pest control zawiera:

• aktualny plan całego obiektu z jednoznaczną identyfikacją punktów monitoringu,
• rejestry inspekcji prowadzone na poziomie pojedynczego urządzenia,
• 12-miesięczną ciągłość zapisów bez luk,
• analizę trendów aktywności szkodników,
• dokumentację działań korygujących z właścicielem i terminem,
• ocenę ryzyka dla całego obiektu,
• potwierdzenie kompetencji wykonawcy zabiegów.

Najczęściej zadawane pytania